事务改善制度及实施步骤_装备保障管理网——工业智能设备管理维修新媒体平台

事务改善制度及实施步骤

一、事务改善制度

1．一次写成制度

在事务处理过程中，各部门需要分别填制形式不同而内容相似的同一事务处理传票，因而增加了抄录的麻烦。因此企业可以利用一次写成的制度，将所需要的各种传票合并。

一次写成的制度既有优点，又有缺点：

(1)一次写成制度的优点

①节省填写时间；

②增加事务处理的效率；

③减少转记或抄录的错误与麻烦；

④信息传递迅速。

(2)一次写成制度的缺点

①复印过多，成本提高；

②传票装订成册代替账簿之用而缺乏一览性的功能；

③增加传票的保管或寻找的麻烦。

2．督促制度

督促制度是指对处理事务的人员在处理日会自动催促的一种方式。它可以弥补记忆力不足。

3．查检表的应用

查核表可用作事务改善的工具，其内容一般如下。

(1)日常事务工作有无可取消之处?

(2)日常事务工作有无可合并之处?

(3)部门之间有无重复工作机能发生?

(4)传票或表格有无改善的余地?

(5)传票或表格是否传递过多部门?无关紧要的部门是否可取消?

(6)类似的表格是否可一次书写完成?

(7)是否可利用督促箱帮助事务工作的进行?

(8)事务处理手续可否固定化?

(8)文件表格的副本或抄本是否要求过多?

(10)签章是否过多?转记是否错误过多?

二、事务改善的步骤

在获得具体的事务改善方案之前，事务改善小组能具备愈多的知识、技术、方法，对事务改善愈有利。若事务改善小组知识技能不足，则“事务改善”立意虽好，却无法获得良好的效果，而徒然浪费公司资源，故不可不慎。

优良的事务改善小组本身必须具备事务管理理论与经验，调查分析的技术，原有掌务作业的技术、思考方法与洞察能力，有了这些能力后，只要好好地依照事务改善的步骤去推行，就能够达成合理化的事务改善。

1．把握现状

在合理化的事务改善里．把握现状包括两个项目：一为现状观察，一为拟定计划划。一方面从现状观察中了解目前的事务作业情形，另一方面拟订调差计划以进一步发掘原有事务作业中存在的问题。

没有事务作业经验的人或对事务作业现状没经过仔细观察的人，缺乏事务作业的知识。他们往往凭脑子里的想象去推行事务改善，结果却阻碍了事务作业的进行。敝不管要在哪一部门推行事务改善，必先对该部门原有事务作业现状充分予以了解。

了解事务作业的现状后才能从中发掘出问题点。此外，我们亦可从调查事务作业中了解事务作业现状，进而从中发掘问题。在调查事务作业现状之前应拟订调查计划，例如决定所要搜集的资料、资料搜集的对象以及数据搜集的方法。

2．发掘问题

现状调查的目的在于了解目前事务处理的情形。把调查所得到的数据与事务管理理论相互比较，就可以发掘目前事务作业不合理的问题点，作为迈向合理化的事务改善之用。

至于事务作业现状调查的技术很多，一般常被采用的有下列几种：

(1)通盘调查法；

(2)事务流程分析法；

(3)职务分担分析法；

(4)事务作业研究法。

3．改善方案的拟订

改善方案的拟订包括改善方案的制作与改善方案的修正。前者只是寻找最佳的可行改善方案；后者是根据后来事务作业的演变而对“最佳可行方案”加以修正。

把目前事务作业的问题点找出来并加以检讨之后，从中制作可行的改善方案。从可行的方案当中再挑选出最有利的改善方案，然后付诸实施。改善方案可大可小，小的改善方案如表格的改善。大的改善方案如整个事务管理制度的改良。

最佳改善方案在付诸实施时，有时因事务作业的演变或其他需要，“最佳改善方案”已非尽善尽美，这时制作好了的“最佳改善方案”必须加以修正，使改善方案更趋完美。

4．改善方案的实施

拟订改善方案的目的在于改善方案的实施。改善方案的实施能否成功要看实施前的准备是否允分。

对于改善方案实施前的准备，我们应考虑下列事项：

(1)事务改善的时机或气氛是否已经成熟。在实施改善方案之前，事务改善小组应该扼要地分析改善方案的益处以获取最高决策当局的核准与有力的支持，然后设法让实际推行单位及有关单位理解。改善方案的实施由事务改善小组负责去推动，但最主要的还是实际推行单位的配合。故如何使推行单位同心协力乃为事务改善方案能否成功的关键所在。

(2)人员准备是否充足。事务改善方案由事务改善小组负责去推动。优良的事务改善小组必须具备事务管理理论与经验、渊查分析的技术、原有事务作业的技巧、思考方法与洞察能力。事务改善小组应该设法对那些事务推行单位的人员进行教育训练，使他们在心理上或事务改善技巧上都有所准备。

(3)表格或账票的准备是否充分。在推行事务改善方案时，哪些新表格或账票要加以采用，咧5些旧表格或账票要继续沿用，哪些旧表格或账票要废弃不用，这些都应事先准备妥善。

(4)事务机器的准备与操作人员的养成。事务机器到底是要购买还是要租借呢?这要从经济观点去做决定。事务机器准备妥善后，要培训操作人员如何去使用事务机器。

改善方案实施前的准备已经完成之后。应该设有3～6个月的试行期间，因为通常在更换制度期间会发现意想不到、不妥当的地方。若有发现则应立即将不妥当的地方修正过来。在试行期间事务改善小组要设法加强事务人员的信心。

对制度变更或事务作业方式的改变，事务人员多多少少会感到不习惯或操作不熟练，但这只是短暂的，试行期间一过，一切均会改观。此外，在试行期间内表格与账票的形式或复写的张数都可能随时变更，因此表格或账票的印制只要能满足试行期间的用量就好了。

完成改善方案实施前的准备，经过3～6个月的试行阶段，并且已将不妥当的地方修正过来之后，则下一步应该根据修正后的改善方案，逐步实施事务改善了。

5．实施后的评价

事务改善的新方案必有许多优点，但是在新方案实施之后，这些优点是否能够全部表现出来呢?我们应将新方案实施之前后情形互相加以比较。其情形如下：

(1)新方案实施之后能否节省事务作业时间?能节省多少?

(2)新方案实施之后能否提高事务作业效率?能提高多少?

(3)新方案实施之后能否降低事务作业成本?能降低多少?

时代在进步，环境在变化，今日认为满意的事务管理，明日可能已显得十分落伍。新方案的实施效果虽佳，但过了一段时期谁能担保该新方案的效果不会降低呢?这时应该设法提出其他的改善方案，继续从事事务改善。

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