TPM关注的焦点 - 改善事务流程


 

企业在运作过程中，除了有形的产品制造流程之外，还有每日为了支持产出产品相关的事务流程，例如物料的采购、订单的处理、设计开发、人员招募、财务结算等，这些流程的繁复与否、处理时间的多寡，其实对于成本的影响也很大，因此，减少事务流程的成本浪费，也是TPM关注的焦点。

许多公司花了很多时间在事务流程的处理上而不自知，因为这些成本不像现场的改善，可以立即反映在生产成本上，尤其非生产部门人员的工作量本来就不容易精确估算，因此，看到每个人整天工作都很忙碌，便以为都在努力工作，其实，这之中可能存在很多浪费。
 
一、事务改善的形式

1．事务改善

所谓事务改善是指对现行的事务制度及事务手续进行研究改善，以提高事务作业的效率。

这种提高事务作业效率方法又可分为下列两种：

(1)事务作业效率个别性的提高。

对于个别性的事务作业适当地加以改善，设法花最小的事务费用而获取最高效率的事务作业。例如应用电子计算机代替人工，或推行事务人员职能分析。

(2)事务作业效率综合性的提高。

个别事务作业常常难以分开，经营管理者应以综合性的眼光来衡量事务作业的全系统，并没法加以改善，使事务作业的处理既迅速又经济。例如统一支付制度的实施或事务流程及工作分配的推行。

2．事务革新

事务革新是一种以管理目的为出发点的事务改善、其目的在于革除一些与管理日的不相符合的事务，创立一些合乎管理目的的事务，使新设立的事务制度最经济最有效。

二、事务改善事务改善的要领

1．一次写成的制度

在一般事务处理中，各部门分别填制形式不同而内容相似的同一事务系统，因而增加许多抄录的麻烦与错误。因此我们可以利用一次写成的制度，将该事务系统所需要的各种传票仔细分析归并，把所需要传票的份数一次填制，如此可节省抄录的麻烦与错误。我们可用复写的方式或复印的方式，将所需要的传票一次印制。

任何一种制度有利必有弊，一次写成的制度亦是如此。一次写成的制度优点很多，列举如下：

(1)的优点

①节省填写时间；
②增加事务处理的效率；
③减少转记或抄录的错误与麻烦；
④信息传递迅速。

(2)一次写成制度的缺点

①复印过多，成本提高；
②传票装订成册代替账簿之用而缺乏一览性的功能；
③增加传票的保管或寻找的麻烦。

2．督促制度

督促制度是指所应该处理的事务督促者到要处理的时日会自动地加以催促的一种方式。它可以弥补记忆力的不足或备忘录的不敷应用。

3．查检表的应用

查核表亦可用作事务改善的工具，其一般的内容如下：

(1)日常事务工作有无可取消之处?

(2)日常事务工作有无可合并之处?

(3)部门之间有无重复工作机能发生?

(4)传票或表格有无改善的余地?

(5)传票或表格是否传递过多部门?无关紧要的部门是否可取消?

(6)类似的表格是否可一次书写完成?

(7)是否可利用督促箱帮助事务工作的进行?

(8)事务处理手续可否固定化?

(8)文件表格的副本或抄本是否要求过多?

(10)签章是否过多?转记是否错误过多?

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