TPM推进 - 事务改善制度的实施


 

所谓事务改善是指对现行的事务制度及事务手续进行研究改善，以提高事务作业的效率。这种提高事务作业效率方法又可分为下列两种：
 

(1)事务作业效率个别性的提高。对于个别性的事务作业适当地加以改善，设法花最小的事务费用而获取最高效率的事务作业。例如应用电子计算机代替人工，或推行事务人员职能分析。
 

(2)事务作业效率综合性的提高。个别事务作业常常难以分开，经营管理者应以综合性的眼光来衡量事务作业的全系统，并没法加以改善，使事务作业的处理既迅速又经济。例如统一支付制度的实施或事务流程及工作分配的推行。

  1．一次写成制度

在事务处理过程中，各部门需要分别填制形式不同而内容相似的同一事务处理传票，因而增加了抄录的麻烦。因此企业可以利用一次写成的制度，将所需要的各种传票合并。
 

(1)一次写成制度的优点
 

①节省填写时间；

②增加事务处理的效率；

③减少转记或抄录的错误与麻烦；

④信息传递迅速。
 

(2)一次写成制度的缺点
 

①复印过多，成本提高；

②传票装订成册代替账簿之用而缺乏一览性的功能；

③增加传票的保管或寻找的麻烦。
 

2．督促制度

督促制度是指对处理事务的人员在处理日会自动催促的一种方式。它可以弥补记忆力不足。

3．查检表的应用

查核表可用作事务改善的工具，其内容一般如下。

(1)日常事务工作有无可取消之处？

(2)日常事务工作有无可合并之处？

(3)部门之间有无重复工作发生？

(4)传票或表格有无改善的余地？

(5)传票或表格是否传递过多部门？无关紧要的部门是否可取消？

(6)类似的表格是否可一次书写完成？

(7)是否可利用督促箱帮助事务工作的进行？

(8)事务处理手续可否固定化？

(9)文件表格的副本或抄本是否要求过多？

(10)签章是否过多？转记是否错误过多？

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